Кадровики тоже переходят на «цифру»

Цифровизация — тренд не только в закупках, но и в трудовых отношениях. В примерную программу осенней сессии Госдумы включили законопроект, который позволит сторонам трудового договора обмениваться «юридически значимыми сообщениями» по электронной почте и с помощью технических средств.

Если поправки в Трудовой кодекс одобрят, наемные работники смогут решать вопросы, требующие документального сопровождения, по email. Например, отправить HR-службе заявление на отпуск или даже дистанционно заключить трудовой договор.

HR-директор ОТС Надежда Миллер рассказала порталу Гарант.ру о последствиях для сотрудников и работодателей, которые повлечет за собой реализация этой законодательной инициативы.

В отпуск по Email. Скоро

С 1 октября 2019 Госдума планирует внести поправки в Трудовой кодекс, которые позволят работодателю и работнику обмениваться заявлениями, уведомлениями, обращениями, разрешениями, требованиями и другими документами, связанными с условиями трудового договора, по электронной почте или с помощью других электронных технических средств. Соответствующий законопроект был внесен в июне в Госдуму. В законопроекте указан срок вступления в силу поправок — 1 октября, хотя на данный момент он внесен в примерную программу осенней сессии Госдумы VII созыва на ноябрь.

Преимущества обмена юридически значимыми сообщениями сторонами трудового договора в электронном виде

Они очевидны:

1. Удобство для обеих сторон — и работника, и работодателя в лице сотрудников HR-службы. Они смогут знакомить друг друга с документами, просто отправив их на электронную почту. Кроме того, в некоторых компаниях кадровая служба расположена отдельно, поэтому будет экономиться время на дорогу.

2. Сокращение почтовых расходов. На практике часто бывает, когда сотрудник, работающий в другом регионе, находит тысячу причин, чтобы не отправлять работодателю подписанный им документ, который считает невыгодным ему (например, должностную инструкцию, дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий труда и т.п.). Конечно, надежнее отправить документы почтой с описью и уведомлением, но часто специалисты по кадрам сначала стараются упростить ситуацию, отправляя документы по электронной почте работнику и ожидая подписанный работником скан, затем отслеживая получение оригинала. Если в компании большой документооборот, то можно что-то упустить. В этом случае обмен документами в электронном виде очень упростит работу.

3. Работник имеет право в одностороннем порядке отказаться от условия об обмене документами в электронном виде только один раз. Если читать текст законопроекта буквально, понятно, что работник вправе отказаться от электронного документооборота в любой момент после заключения трудового договора. При этом ничего не сказано о возможности изменения его выбора в течение трудовых отношений. То есть, работник имеет право в одностороннем порядке отказаться от условия об обмене документами в электронном виде только один раз, и это его решение дальнейшим изменениям не подлежит. В этом, несомненно, есть плюс для работодателя, правда, при условии, что электронный документооборот в компании будет налажен и регламентирован.

Недостатки

После принятия закона могут появиться разъяснения Минтруда России, Федеральной службы по труду и занятости, что работник вправе менять свое решение по поводу электронного документооборота в течение трудовой деятельности. Прямого запрета на это в законопроекте нет, поэтому, не исключаю возможность появления таких разъяснений. Этот момент, безусловно, усложнит работу специалистам по кадрам.

Например, работник изначально соглашается на обмен документами в электронном виде, через полгода отказывается, а еще через 3 месяца снова просит перевести его на электронный документооборот. В этом случае у работодателя может возникнуть путаница: в какой период документы считать «подписанными» в электронном виде, а в какой нужно отслеживать получение подписанных оригиналов? Нужно будет поднимать документально зафиксированные согласия или отказы. Для предотвращения подобных ситуаций, лучше не прописывать условия согласия (несогласия) на электронный документооборот в трудовом договоре, а прописать их в правилах внутреннего трудового распорядка. Это исключит необходимость готовить соглашения к трудовому договору по каждому работнику об изменении условий труда, если работник будет менять свои пожелания по документообороту.

Кроме того, есть неясности по регламентам применения предлагаемых поправок на практике

1. На основании чего документ будет признаваться подписанным?

Если достаточно, чтобы работник просто ответил работодателю по электронной почте, то будут возникать конфликтные ситуации и судебные споры: так, например, работник может утверждать, что он не видел письма, не читал его или вообще кто-то другой за него ответил. Скорее всего, документы будет необходимо подписывать простой электронной подписью. Это значит, что IT-специалистам придется подключаться к перестроению бизнес-процессов в HR-департаменте, иначе подпись не будет юридически значимой.

2. Что будет считаться «подписанным» документом для проверяющих инстанций (ГИТ, налоговой инспекции, архива и т.п.)?

Достаточно ли просто распечатать письма от работников с электронной почты для их предъявления в соответствующий государственный орган? Или нужно будет распечатать отправленный документ и к нему прикладывать распечатанное электронное письмо? Нужно ли будет заверять распечатанное письмо подписью и печатью работодателя для подтверждения, что документ верный?

Если на два последних вопроса ответ «да», то количество бумаг и объем работы у специалистов по кадрам только увеличится. Тогда в чем смысл поправок, призванных уменьшить количество бумажных документов? Кроме того, подобные распечатки писем-подтверждений очень легко подделать. Как бороться с этим — тоже вопрос.

3. Какой Email работодателя будет считаться «подписным»?

Специалисты кадровых служб имеют персональные адреса электронной почты. Рассмотрим случай, когда при заключении трудового договора с работником в нем была указана электронная почта для отправки документов одного из кадровых специалистов. При изменении Email, при увольнении данного специалиста или его переводе в другое подразделение нужно будет готовить соглашение к трудовому договору всех сотрудников компании об изменении адресата. Это неудобно. Здесь, правда, решение может быть простым: рекомендую заранее создать безымянный электронный адрес, принадлежащий кадровой службе. Например, kadry@... Тогда условия трудового договора будут соблюдены при любых кадровых перемещениях внутри кадровых служб.

Что нужно будет изменить в кадровом делопроизводстве?

Таким образом, если законопроект будет принят в текущем виде, то кадровым службам нужно будет провести внутренние изменения. Так, с 1 октября 2019 года — внести в правила внутреннего трудового распорядка поправки. Прописать в них пункт о возможности обмена между сотрудником и компанией заявлениями, уведомлениями, обращениями, разрешениями, требованиями и другими документами, связанными с условиями трудового договора, посредством электронной почты или других электронных технических средств. Указать, что обмен документами в электронном виде между сотрудником и компанией происходит путем отправки электронных писем на корпоративную почту сотрудника, присвоенную ему компанией, и электронный адрес кадровой службы, например, kadry@... Помимо этого, закрепить правило о возможности отказа в любой момент, уведомив об этом работодателя путем отправки скана соответствующего заявления на почту кадровой службы, указанную ранее, не менее чем за три дня до даты фактического перехода на «бумажный» документооборот. При этом сделайте примечание — в случае отказа сотрудника от условия об обмене документами в электронном виде, перейти в дальнейшем обратно на электронный обмен у него будет возможность только по соглашению с работодателем.

Также рекомендую прописать в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре обязанность работника ответить на полученное электронное письмо в течение трех дней с момента его получения, не считая период его отсутствия по уважительным причинам (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), с четким ответом: «Получил(а). Ознакомился(ась)». Необходимо будет также прописать в правилах внутреннего трудового распорядка право работника на отказ от обмена документами в электронном виде в любой момент после заключения трудового договора.

Со всеми вышеуказанными изменениями необходимо будет ознакомить всех сотрудников компании под роспись (ст. 22 ТК РФ). Здесь, как раз, будет возможность опробовать нововведения на практике, и оценить все достоинства и недостатки.

Помимо этого, придется привлечь к внедрению нововведений сотрудников IT-департамента, чтобы они на своем уровне помогли решить вопросы с созданием новой общей почты, идентификацией писем, сопоставлением «Email — работник» и т.п.

Источник: garant.ru