Карта рабочего дня: пример для отдела продаж

Дмитрий Пангин

Дмитрий Пангин
Генеральный директор группы электронных площадок OTC.RU
Специализация: закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческие тендеры

дата: 03.08.2021

Карта трудового дня — это инструмент контроля за качеством работы менеджера, предназначенный для повышения эффективности трудовых ресурсов и оптимизации деятельности компании. Сегодня мы расскажем о том, как правильно применять такие карточки, — вы узнаете о назначении и особенностях внедрения этого полезного инструмента.


Содержание:

  1. Главное назначение карт
  2. Алгоритм внедрения карточки:
  3. Список дел работника
  4. Образец заполнения карты рабочего времени

Главное назначение карт


Карты-фотографии рабочего дня представляют собой информативные чек-листы и считаются важным элементом автоматизирования бизнес-процессов. Для грамотного составления подобных карт необходимо доскональное изучение пути преобразования лида в сделку и чёткое понимание ситуации в отделе продаж.

Такие карточки внедряются при:

  • использовании режима дня — карточки выявят нерезультативное использование рабочего времени и смогут мотивировать специалистов работать по определённому расписанию;

  • автоматизировании бизнес-процесса департамента — карточки помогут определить этапы продаж, увеличить качество и скорость решения задач;

  • низкой конверсии — с картами можно найти причины, мешающие менеджеру выполнять KPI воронки продаж.

Алгоритм внедрения карточки: 3 этапа


  1. Заполнение

    Карты заполняются сотрудниками — подобная методика позволяет увеличить лояльность менеджеров к ужесточению дисциплины.

  2. Контроль

    Опытные предприниматели рекомендуют проверять заполнение карт в течение рабочего дня.

  3. Подведение итогов

    Завершающий этап подразумевает выявление затрат менеджеров на различные активности.

Обратите внимание: В соответствии с основными принципами планирования 60% рабочего времени следует затрачивать на первостепенные задачи, 20% — на маловажные задачи, 10% — на форс-мажорные обстоятельства и 10% — на отдых.

Список дел работника


Перечень дел специалистов может включать такие пункты, как:

  • Лидогенерация — поиск лидов может производиться в соцсетях, поисковых системах Google и Яндекс, а также при помощи картографических сервисов и различных каталогов.

  • Подготовка к сделкам — этот пункт может предполагать создание заявок, разработку коммерческих предложений (КП) и анализ прайсов.

Обратите внимание: По мнению многих предпринимателей, лучше всего начинать работу в одно и то же время. В первую очередь нужно звонить новым клиентам, а затем — уже существующим. По окончании рабочего дня необходимо сверяться с планом и проверять, все ли задачи выполнены.

  • Продажи — важнейшая часть, включающая отправку КП, совершение звонков, проведение презентаций, встреч и проч.

  • Документооборот — подразумевает дела, связанные с обслуживанием сделки (контролирование доставки продукции, выписка актов и другой документации).

  • Форс-мажорные обстоятельства — к этой категории относится решение внезапных проблемных ситуаций и согласование специальных условий сделок.

  • Отчётность — проведение мероприятий, которые могут включать внесение данных в CRM-систему, разработку отчётов, подготовку к совещаниям и встречам.

  • Личные дела — к ним относятся обеденные и другие перерывы.

Образец заполнения карты рабочего времени


Стандартный план рабочего времени менеджеров обычно включает проведение холодных обзвонов, разработку КП, оформление договоров, поиск клиентов, подготовку и проведение встреч. При этом планирование действий определяется должностными инструкциями менеджеров. Примерный образец распорядка рабочего дня специалиста отдела продаж приведён ниже.

  • 8:00 — 8:30: составление расписания на весь день;
  • 8:30 — 13:00: работа с базой (обзвон потенциальных клиентов и внесение информации в CRM);
  • 13:00 — 14:00: перерыв на обед;
  • 14:00 — 16:00: звонки и встречи с существующими покупателями;
  • 16:00 — 17:00: составление отчёта о проделанной работе.

В карте фиксируются любые действия сотрудников отдела продаж и затраченное время. Все комментарии вносятся менеджером, составляющим карту.

Результаты использования карт можно применять для:

  • Корректирования функционала менеджеров — если после изучения карт руководитель заметил трату необоснованных ресурсов работников на административные задачи, он может передать некоторые функции на аутсорсинг.

  • Внедрения распорядка дня — при помощи карт можно структурировать отдел и начать использовать режим рабочего дня с жёсткими перерывами и чётко обозначенной длительностью собраний.

  • Обучения сотрудников действиям в сложных ситуациях — если менеджер потратил на улаживание конфликта два часа, это свидетельствует о необходимости обучения разрешению непредвиденных случаев.

  • Исключения многозадачности — зачастую многозадачность (например, одновременное формулирование КП и общение по телефону) снижает качество работы сотрудников на 30-50%.

Итак, карта рабочего времени сотрудника представляет собой чек-лист, обеспечивающий автоматизирование бизнес-процессов. Подробная фиксация всех действий позволяет понять, сколько времени необходимо менеджеру для выполнения тех или иных задач. Грамотно внедрённая карта поможет выявить слабые стороны в работе каждого менеджера и проследить, насколько быстро решаются вопросы в отделе продаж и других департаментах организации.

Статьи по теме ›

8 июня 2021 г.

Как научиться успешно продавать: полезные советы

Какие факторы могут определить успех менеджера? В чём заключаются особенности продаж в сегменте B2B и B2C? Ответы на эти и другие вопросы вы найдёте в нашей статье.

23 июля 2021 г.

Последние изменения для участников закупок. Участвуем по новым правилам

Запись вебинара от 22 июля 2021

21 июля 2021 г.

Работа с возражениями в продажах: распространённые ситуации и приёмы реагирования

Обработка возражений в продажах не подразумевает ежедневное изобретение велосипеда в поисках лучших ответов.