Тендеры для новичков: как все устроено?

Что такое тендер?

Тендер — это конкурентные закупки, в ходе которых заказчики выбирают поставщиков товаров и услуг. При проведении любого тендера есть два основных субъекта: заказчик и участник (поставщик, подрядчик, исполнитель и т. п.)

Государственные и муниципальные заказчики работают в рамках 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Компании с государственным участием, естественные монополии, организации, осуществляющие регулируемые виды деятельности и т.п., закупаются в рамках закона 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Коммерческие организации действуют в рамках гражданского законодательства РФ. Они размещают информацию о своих тендерах на коммерческих площадках и своих сайтах.

Участником закупок может стать как юридическое, так и физическое лицо, индивидуальный предприниматель.

Тендеры бывают различных видов: открытые (для всех поставщиков), например, открытый конкурс, электронный аукцион, запрос котировок, запрос предложений, и закрытые (для ограниченного круга лиц), например, закрытые конкурсы и аукционы. Проводиться закупки могут как в электронной, так и бумажной форме. Сейчас, в соответствии с действующим законодательством, все большее количество закупок проходит в виде электронных процедур. Тендеры по конкурентным закупкам по 44-ФЗ проходят в электронном формате.

Основные этапы участия в тендерах

Схематично процесс участия в тендерах можно представить так:

1. Анализ рынка → 2. Получение электронной подписи → 3. Регистрация в ЕИС или на электронной площадке → 4. Открытие спецсчета (для участников закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, проводимых для субъектов малого и среднего предпринимательства) → 5. Поиск тендеров → 6. Подготовка финансового обеспечения 7. Подготовка и подача заявки на участие в закупке → 8. Участие в тендере → 9. Результат

Рассмотрим перечисленные этапы подробнее.

1. Анализ рынка

Как только вы приняли решение участвовать в закупках, проведите анализ рынка. Уточните, проводятся ли тендеры по вашей специализации. По закону заказчики обязаны размещать информацию о проводимых тендерах на сайте единой информационной системы zakupki.gov.ru. Этот сайт — первоисточник информации о закупках, здесь можно посмотреть извещения заказчиков без регистрации.

Определите для себя, в каких регионах вам будет интересно исполнять контракты по тендерам, есть ли ценовые лимиты по вашему участию. Вы планируете участвовать в государственных или коммерческих торгах? Следует учитывать, что есть своя специфика и правила участия в закупках в зависимости от закона, по которому размещен тендер. За несоблюдение правил можно попасть в реестр недобросовестных поставщиков. Фактически это дисквалификация участника закупок на два года.

2. Получение электронной подписи

Следующий шаг — получение электронной подписи для участия в торгах и техническая настройка компьютера для работы в сфере закупок.

Тендеры проводятся на электронных площадках. Для работы необходима электронная подпись, которую получают в удостоверяющем центре. Без нее нельзя пройти регистрацию и принять участие в торгах.

Электронная подпись — аналог ручной подписи. Создается с помощью криптографического шифрования. Документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу. Документооборот в ходе участия в закупках происходит в электронном формате: начиная от подачи заявки и заканчивая подписанием контракта по результатам закупки.

Универсальная электронная подпись работает на восьми федеральных и более 100 коммерческих площадках. Но некоторые тендеры проводятся на специализированных электронных площадках, для которых нужна своя электронная подпись. Поэтому, прежде чем получать ЭП, необходимо выяснить, какая именно подпись вам нужна для работы на площадке, на которой вы собираетесь участвовать в торгах.

Для участия в тендерах вам нужна усиленная квалифицированная ЭП — это обязательное требование. С другой электронной подписью зарегистрироваться для участия в закупках не получится. Получить юридически значимый сертификат электронной подписи можно в Удостоверяющем центре ОТС.

3. Регистрация в ЕИС или на электронной площадке

Тендеры по 44-ФЗ и для СМП по 223-ФЗ проводятся только на восьми федеральных электронных площадках:

  • Сбербанк-АСТ
  • Национальная электронная площадка
  • РТС-Тендер
  • Единая электронная торговая площадка
  • Общероссийская система электронной торговли
  • Российский аукционный дом
  • ТЭК-Торг
  • Электронная площадка Газпромбанк

Чтобы получить регистрацию сразу на всех этих площадках, необходимо зарегистрироваться на сайте Единой информационной системы. После этого участник закупок автоматически аккредитуется на восьми федеральных электронных площадках. Для регистрации необходимо собрать пакет документов. Для юридического лица это устав и решение об одобрении сделки, для физического лица — копия паспорта.

Обратите внимание, что теперь операторы электронных площадок, работающих в сфере госзакупок, взимают плату с победителя.

Если вы планируете работать в тендерах по 223-ФЗ или в коммерческих тендерах, перед стартом работы выясните, платная площадка или нет. Если платная, то внимательно изучите тарифы. Сделайте расчет, насколько выгодно участие в тендере. К этому прибавьте сумму, которую могут попросить на обеспечение заявки и исполнение контракта. Точный финансовый расчет позволит бороться за выгодный контракт.

Посмотрите на регламент работы площадки. Важен каждый момент: от формата прикрепляемых документов до часового пояса работы. Ошибки в заявке заставят исправить, а это потеря времени. В результате вы можете упустить выгодный заказ.

4. Открытие спецсчета (для участников закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, проводимых для субъектов малого и среднего предпринимательства)

Для того, чтобы поучаствовать в закупках по 44-ФЗ и в тендерах по 223-ФЗ для МСП, участнику закупок может понадобиться спецсчет. Его необходимо открыть в банке, утвержденном распоряжением Правительства РФ от 13 июля 2018 г. № 1451-р. Спецсчет необходим для внесения обеспечения заявки — это гарантия того, что участник, признанный победителем, подпишет контракт.

Участник может по собственному выбору предоставлять обеспечение заявки в виде денежных средств или в виде банковской гарантии. В случае, если участник выбирает денежные средства, их необходимо перечислить на специальный счет. Установлено ли требование обеспечения заявки? Ответ на этот вопрос до участия в закупке можно найти в тендерной документации.

5. Поиск тендеров

Все закупки, которые попадают под действие 44-ФЗ или 223-ФЗ, размещены в единой информационной системе (ЕИС) — на сайте zakupki.gov.ru.

Там можно найти интересные вам закупки. Для этого воспользуйтесь поиском и настройте фильтры, например, укажите закон, этап закупки, можно указать определенный субъект РФ, а также диапазон начальной максимальной цены контракта и др.

Коммерческие закупки можно найти на специализированных коммерческих электронных площадках.

Вы также можете воспользоваться автоматизированными системами поиска тендеров. Например, на ОТС по заданным параметрам вы найдете опубликованные и только планируемые закупки по 223-ФЗ и 44-ФЗ, а также коммерческие тендеры со всех площадок России. Также здесь больше фильтров поиска, чем в ЕИС — например, вы можете отобрать только заказы с авансом.

6. Подготовка финансового обеспечения

Существует три вида обеспечения:

  • обеспечение заявки;
  • обеспечение исполнения контракта;
  • обеспечение гарантийных обязательств.

На разных этапах проведения тендера может требоваться то или иное обеспечение. Разберем подробнее каждый вид.

Обеспечение заявки — это гарантия того, что участник, признанный победителем, подпишет контракт. Оно может быть предоставлено на этапе подачи заявки в виде банковской гарантии или денежных средств на усмотрение участника.

Обеспечение исполнения контракта — это гарантия того, что участник, подписавший контракт, исполнит его условия. Предоставляется на этапе заключения контракта в виде банковской гарантии или денежных средств.

Обеспечение гарантийных обязательств — дополнительная гарантия, предоставление которой требуется до оформления документа о приемке товаров, работ, услуг.

7. Подготовка и подача заявки на участие в закупке

Форма подачи заявки может быть произвольной. Для участия в закупочных процедурах в электронной форме участник должен подать заявку на электронной площадке.

В состав документации заказчик включает инструкцию по заполнению заявки — лучше ее придерживаться.

При заполнении заявки:

  • Просмотрите всю информацию по тендеру. Сроки, условия, технические требования. Невыполнение одного пункта может привести к отклонению заявки. Поэтому трезво оцените возможности своей компании. Убедитесь, что все документы на руках. На получение некоторых справок уходит неделя, лучше заранее их заказать.
  • Используйте общепринятые обозначения и наименования.
  • Избегайте формулировок, допускающих неоднозначное толкование.
  • Уделите особое внимание заполнению всех документов, которые предоставляются в составе заявки.
  • Нужно понимать возможности ваших сотрудников и производственные мощности. Внимательно пройдитесь по условиям. В ТЗ могут быть написаны требования, которые вам нереально выполнить. Такие задачи лучше на себя не брать.

Стандартный пакет документов при подаче заявки:

  1. согласие поставить товары, выполнить работы, оказать услуги на условиях, предусмотренных документацией о закупке;
  2. наименование поставляемого товара;
  3. товарный знак (при наличии);
  4. количество;
  5. конкретные показатели поставляемого товара, которые соответствуют значениям, установленным в документации заказчика (при этом участник может предложить товар с улучшенными характеристиками);
  6. документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика (например, к гарантии, условиям поставки, новизне товара, году выпуска, описанию выполняемых работ, оказываемых услуг и др.).

При подаче заявки на участие в тендере важно соблюдать установленные сроки. Для разных способов закупки сроки подачи заявок могут отличаться. Также заявка имеет свою специфику в зависимости от вида проводимого тендера.

8. Участие в тендере

Рассмотрим участие в тендере на примере электронного аукциона по 44-ФЗ, как наиболее показательного. В установленный срок заказчик приступает к рассмотрению заявок участников. После того, как ваша заявка была допущена до участия в электронном аукционе, необходимо просчитать минимальную цену, за которую вы готовы поставить товар, выполнить работы или оказать услуги в рамках этого тендера.

Электронный аукцион проходит на электронной площадке в режиме «реального времени». В назначенный день в назначенное время начинаются торги. Все допущенные участники могут зайти в личный кабинет при помощи электронной подписи и подавать ценовые предложения. По всем аукционам заказчик изначально устанавливает начальную максимальную цену контракта. Именно с этой цены стартуют торги. Специфика электронного аукциона заключается в том, что участники могут постепенно снижать начальную цену контракта. Для этого они подают ценовые предложения с учетом «шага аукциона»: от 0,5 до 5% от НМЦК. То есть шаг, который вы можете сделать единовременно, не может превышать 5% от начальной максимальной цены контракта, указанной в извещении. После подачи каждого ценового предложения происходит продление времени на 10 минут. Когда после последнего ценового предложения в течение 10 минут никто больше не делает ставок, аукцион переходит на этап доподачи ценовых предложений — это ранжирование тех участников, которые не заняли первое место.

По результатам аукциона формируется протокол. После завершения аукциона наступает этап подведения итогов.

Если вас признали победителем электронного аукциона, значит, пришло время заключить контракт с заказчиком.

В других видах закупок, как правило, после рассмотрения заявок практически сразу следует вынесение решения о признании какого-либо участника победителем торгов.

9. Результат

Заказчик направляет контракт победителю закупки. Внимательно изучите его до подписания. Следите, чтобы требования контракта совпадали с условиями закупки. Если нашли неточности, сообщите о них заказчику. Для этого направьте протокол разногласий. После подписания контракта с вашей стороны и со стороны заказчика, контракт считается заключенным, и участник приступает к выполнению своих обязательств.