Приемы и обороты деловой переписки с заказчиком

Автор: Владимир Иванов

Дата: 27.03.2019

Одним из самых сложных видов коммуникаций с клиентом является деловая переписка. Сложность данного способа обусловлена отсутствием интонации автора при чтении письма. Такое обстоятельство позволяет адресату по-своему воспринимать содержание, что не всегда является положительным моментом. И заметьте, это лишь одна из многочисленных трудностей, с которыми мы сталкиваемся. Вместе с этим переписка большими шагами наполняет нашу деловую часть жизни. Как буквально в коротком письме отобразить важность нашего письма? Как удержать внимание читателя до конца нашего послания? Какие есть приёмы, позволяющие запомнить наше письмо и только наше в числе огромного спама? В этой статье я познакомлю вас с некоторыми яркими фишками переписки.

Для того, чтобы ваше письмо заметно выделялось, его лучше отправлять в нерабочее время. Даже после полуночи. Да-да, не удивляйтесь. Именно поздно-отправленное письмо вызывает интерес у читателя как к содержанию, так и к автору.

Бывают случаи, когда при нескольких встречах с одним и тем же клиентом вы понимаете, что обсуждаете тоже самое, о чём говорили на предыдущей с ним встрече. Как фильм «День сурка». В подобной ситуации, вам необходимо зафиксировать договорённость на встрече и двигаться дальше. Для этого хорошо подойдёт протокол договорённостей. План протокола должен состоять из следующих пунктов:

  1. предмет встречи;
  2. участники встречи;
  3. обозначенные договорённости;
  4. актуальные вопросы, вытекающие из договорённостей;
  5. обозначение сроков решения этих вопросов.

Обращаю ваше внимание на то, что обороты в таком виде письма должны быть следующими: «С Ваших слов», «Исходя из договорённостей», «Согласно обозначенному Вами сроку», «Учитывая мною важность Вашего вопроса». Такие заходы позволят вам снять с себя роль «Назойливого инициатора» и обрисовать ваше поведение как обязательного и ответственного специалиста.

Всегда в письме лучше указывать не несколько вопросов, а только одно. Иначе у читателя может появится возможность ответить на вопросы выборочно. Когда в письме только один вопрос, то адресат уже «не отвертится». Поэтому делите сложные письма на множество простых. Иногда, когда у нас всего два вопроса и не большие, то нам на помощь есть P.S. — пост скриптум. Вообще он нужен для подытоживания письма и выделения основной мысли. А для нас в деловой переписке это возможность разделить сложное на простое. В письмах P.S. лучше не злоупотреблять. Иначе не будет возможности в будущем задействовать эффективность этого блока.

Также в письме имеет большую роль подпись. Она должна быть уникальна и запоминающаяся. К примеру: «Эксперт № 1 в области юриспруденции, Узелков Виталий», «Самый быстрый в мире почтальон, Константинов Вадим».

Применяйте фишки уже сейчас и получайте результат!