Зачем нужны системы автоматизации закупок?

 

Россия стала одной из первых стран, внедривших инструменты электронной торговли в сферу коммерческих и государственных закупок. Предпосылками к формированию системы электронных закупок стали внесенные в 2009 году изменения в Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». В частности, был введен новый способ закупки – открытый электронный аукцион. Такая форма организации торгов позволяла налаживать коммуникации между заказчиками и поставщиками посредством электронного документооборота на всех этапах закупки, а также обеспечивать сохранение конфиденциальности предложений. В 2010 году были отобраны пять электронных торговых площадок для проведения госзакупок, и с 1 января 2011 года государственные и муниципальные заказчики начали осуществлять закупки путем проведения электронного аукциона.

Следующим этапом развития системы электронных закупок стало утверждение перечня товаров, работ и услуг, закупка которых осуществляется в электронной форме1, который касался уже системы корпоративных закупок. В отличие от госзаказчиков, которые могли проводить в электронной форме только открытые аукционы на пяти отобранных электронных площадках, субъекты Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» изначально были вправе осуществлять все свои закупки в электронной форме, выбирая площадки по своему усмотрению. С этого момента электронные торговые площадки начали развивать сервисы, направленные автоматизацию бизнес-процессов всех участников закупочной системы.

Простота и удобство участия в электронных закупках и минимальные финансовые риски привели к тому, что бизнес стал активно использовать такие закупки для расширения рынков сбыта. Электронные площадки позволяют поставщикам принимать участие в закупках на всей территории России. При этом поставщику не нужно распечатывать, заверять и отправлять пакет документов по почте – все документы заверяются электронной подписью и размещаются на электронной площадке. Это позволяет поставщику принять решение об участии в закупке и отправить заявку за час до окончания срока подачи заявок.

Кроме того, современные площадки предлагают поставщикам дополнительные сервисы, которые значительно упрощают процесс участия в закупках. Так, например, развитие сервисов финансового обеспечения позволяет участникам закупок получать банковские гарантии и тендерные займы, не выводя из оборота собственные средства компании, что особенно актуально для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Все это привело к массовому вовлечению широкого круга поставщиков товаров, работ и услуг в систему электронной торговли. Например, в настоящее время только на площадке OTC.RU зарегистрировано более 140 тысяч поставщиков, в том числе субъекты малого и среднего предпринимательства.

Возросшая активность поставщиков, заинтересованных в сбыте своей продукции посредством участия в торгах, привела к росту конкуренции в каждой отдельно взятой закупке. Отсутствие необходимости проведения очных торгов (с подачей предложений «на бумаге», вскрытием заявок и т.п.) значительно ускоряет процесс принятия решений, что приводит к снижению рисков и росту экономии на торгах.

Кроме того, технологические возможности электронных площадок позволяют не только организовать документооборот и наладить защищенные коммуникации между заказчиком и поставщиком, но и значительно автоматизировать процессы снабжения.

Например, дополнительный функционал помогает заказчику правильно выстроить систему планирования и публикации закупочных процедур. Так модуль планирования автоматически конвертирует планы закупок в структурированный вид, выявляет ошибки, напоминает о запланированных закупках, ведет учет закупок у СМП и пр. Это позволяет избежать нарушения сроков публикации извещений, объявления закупок, не предусмотренных планом, несоответствия предмета закупки позиции в плане-графике.

Такие системы также включают базы контактов контрагентов, позволяют вести собственные реестры договоров, синхронизировать публикацию всех юридически значимых документов на площадке и в ЕИС.

В целом развитие электронной торговли в направлении автоматизации бизнес-процессов приводит к сокращению трудозатрат, ускорению процесса проведения торгов, повышению конкуренции на рынке товаров, работ и услуг, минимизации рисков для всех сторон сделки.

1 Постановление Правительства РФ от 21.06.2016 №616 «Об утверждении перечня товаров, работ и услуг, закупка которых осуществляется в электронной форме»

Академия OTC.RU

Обучение закупкам по 223-ФЗ

Просто о сложном

Тендерный заём
за сутки

Минимум документов.
Кратчайшие сроки.
Низкие % ставки.

Получить