Как провести запрос предложений - пошаговое проведение запроса предложений в электронной форме в соответствии с 223-ФЗ

 

В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 18 июля 2011 г.№223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее - Закон №223-ФЗ) заказчики должны разработать и утвердить Положение о закупках, которое и является основным документом, регламентирующим закупочную деятельность заказчиков. Закон №223-ФЗ устанавливает ряд требований к Положению о закупках, одним из которых является обязательное включение в него способов закупки и порядка их проведения. Кроме конкурса и аукциона, указанных в законе, заказчик вправе использовать другие способы закупки, который он определяет самостоятельно.

Мы рекомендуем применять, помимо прочих способов, запрос предложений в электронной форме.

Поскольку проведение запроса предложений не регламентировано ни Гражданским кодексом РФ, ни 223-ФЗ, заказчику необходимо дать ему определение в Положении о закупке.

Например, можно включить следующую формулировку: «Запрос предложений является конкурентной процедурой выбора поставщика. Выигравшим запрос предложений признается участник, который предложил лучшие условия исполнения договора в соответствии с критериями и порядком оценки и сопоставления заявок, которые установлены в документации на основании положения о закупке».

Хотя Закон №223-ФЗ не требует от заказчиков обязательного создания комиссии по закупкам, для проведения запроса предложений такую комиссию имеет смысл создавать, для оценки предложений участников в соответствии с документацией.

Детальная регламентация процедуры запрос предложений должна содержаться в положении о закупках заказчиков, в зависимости от положения будет отличаться и алгоритм проведения запроса предложений. Целью настоящей статьи является ознакомление читателей с одним из возможных алгоритмов открытого запроса предложений в электронной форме.

На схеме представлен пошаговый алгоритм проведения запроса предложений. Процедура разделена на условные этапы. Длительность, состав и содержание каждого этапа заказчик самостоятельно устанавливает в своем положении о закупке.

 

 

1. Включение закупки в план

 

В соответствии с п.4 Правил формирования плана закупки товаров (работ услуг), утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 сентября 2012 года №932 «Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана» (далее – Постановление №932):

  • В план не включаются закупки, не подлежащие публикации на официальном сайте в соответствии с частью 15 статьи 4 Закона №223-ФЗ (закупки, составляющие государственную тайну и закупки, определенные решением Правительства Российской Федерации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 июня 2012 г. № 591 «Об утверждении правил подготовки и принятия актов Правительства Российской Федерации об определении конкретной закупки, перечней и (или) групп товаров, работ, услуг, сведения о которых не составляют государственную тайну, но не подлежат размещению на официальном сайте» (далее – Постановление №591));
  • В план могут не включаться те закупки, информацию о которых заказчик вправе не публиковать на официальном сайте в соответствии с частью 15 статьи 4 Закона №223-ФЗ (стоимость которых не превышает сто тысяч рублей, либо, если годовая выручка заказчика за отчетный финансовый год составляет более чем пять миллиардов рублей - пятьсот тысяч рублей).

Если закупка не содержит сведений о государственной тайне, не включена в перечень, утвержденный Правительством РФ в соответствии с Постановлением №591 и стоимость такой закупки составляет больше ста/пятисот тысяч рублей – закупка должна быть включена в план.

В соответствии с п.14 Постановления Правительства от 10 сентября 2012 года №908 «Об утверждении положения о размещении на официальном сайте информации о закупке» (далее – Постановление №908)в течение 10 календарных дней с даты утверждения плана или внесения в него изменений на официальном сайте публикуются:

Также, в соответствии с п. 5 Постановления №908, изменение плана закупок осуществляется с размещением документа, содержащего перечень внесенных изменений.

В соответствии с п.8 Постановления № 932 корректировка плана закупки может осуществляться, в том числе в случае:

  • Изменения потребности в товарах, работах, услугах, в том числе сроков их приобретения, способа осуществления закупки и срока исполнения договора;
  • Изменения более чем на 10 процентов стоимости планируемых к приобретению товаров, работ, услуг;
  • В иных случаях, установленных Положением о закупке и другими документами заказчика.

При изменении плана закупок на официальном сайте нужно публиковать два документа: новый план и документ, содержащий перечень изменений.


2. Разработка документации

 

При проведении любой закупки, информация о которой подлежит публикации на официальном сайте, заказчик должен подготовить пакет документов, состоящий из извещения, документации и проекта договора (далее – документация).

Кроме необходимых документов, публикуемых на официальном сайте, заказчику могут потребоваться дополнительные документы.

Список документов, разрабатываемых при проведении запроса предложений, у разных заказчиков отличается, поскольку определен в положении о закупке.

Примерный перечень документов, составляемых при проведении запроса предложений:

  • Извещение;
  • Документация (общая часть, информационная карта, техническое задание, проект договора к каждому лоту);
  • Извещение о внесении изменений;
  • Извещение об отказе от проведения запроса предложений;
  • Разъяснения документации;
  • Уведомления участникам;
  • Протокол вскрытия конвертов (открытия доступа к заявкам);
  • Протокол рассмотрения;
  • Протокол оценки и сопоставления (или итоговый протокол).

Протоколы могут подписываться закупочной комиссией или представителем заказчика (в соответствии с положением о закупке).

Требования к извещению установлены ч.9 ст.4 223-ФЗ, требования к документации – ч.10 ст.4 223-ФЗ.

Заказчик вправе установить, что за предоставление документации на бумажном носителе взимается плата. В таком случае необходимо в документации определить размер, сроки и порядок внесения такой платы.

Необходимо указывать, что документация предоставляется на русском языке.

 

3. Публикация на электронной торговой площадке

 

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 июня 2012 г. №616 «Об утверждении перечня товаров, работ и услуг, закупка которых осуществляется в электронной форме» (далее – Постановление №616), определенные закупки необходимо проводить в электронной форме. Каждый заказчик может самостоятельно выбрать электронную площадку для проведения таких закупок. Официального отбора операторов площадок не было, поэтому при выборе стоит оценивать площадки по следующим критериям:

  • опыт (количество проведенных закупок и их объем, срок работы)
  • стабильность работы (отсутствие сообщений об обратном может служить подтверждением)
  • количество аккредитованных поставщиков
  • наличие удобной технической поддержки, персонального менеджера
  • наличие аккредитации у оператора ЭТП по 44-ФЗ
  • интуитивно понятный интерфейс

 

В отличие от государственных закупок, Закон №223-ФЗ не устанавливает конкретные способы закупки, которые могут быть осуществлены в электронной форме. Поэтому любой способ закупки может быть проведен в электронной форме в соответствии с положением о закупке заказчика.

Электронная форма ≠ электронный аукцион.

Запрос предложений может быть проведен в электронной форме, в том числе с использование электронной торговой площадки.

Для того, чтобы не приходилось дважды размещать сведения о закупке, настройте интеграцию между официальным сайтом и электронной торговой площадкой.

Постановление №616 не распространяется на закупки в случаях:

  • Если закупка не подлежит размещению на официальном сайте в соответствии с частью 15 статьи 4 Закона №223-ФЗ;
  • Если закупка осуществляется у единственного поставщика;
  • Если потребность в закупке возникла вследствие чрезвычайной ситуации.

При проведении запроса предложений на ЭТП нужно учитывать регламент электронной торговой площадки, проверить соответствие этапов, автоматических формируемых протоколов и уведомлений участникам Положению о закупке.

 

4. Прием заявок

 

При проведении запроса предложений в электронной форме с использованием ЭТП заказчику не нужно самостоятельно вести прием и регистрацию заявок участников – эти действия осуществляет оператор ЭТП.

Часто уже после публикации извещения о проведении запроса предложений заказчик обнаруживает, что ему необходимо внести изменения в документацию. Порядок внесения изменений частично определяется частью 11 статьи 4 Закона №223-ФЗ.

Изменения размещаются на ООС в течение 3 дней со дня их принятия.

Если при проведении конкурса или аукциона изменения внесены позднее, чем за 15 дней до даты окончания подачи заявок, срок подачи заявок должен быть продлен так, чтобы со дня размещения на ООС изменений до даты окончания подачи заявок на участие в закупке такой срок составлял не менее чем 15 дней. Относительно запроса предложений подобные ограничения в законодательстве отсутствуют, поэтому заказчик должен установить их самостоятельно в положении о закупке.

Например, можно написать: «Заказчик вправе вносить изменения в извещение, документацию и проект договора. При этом если изменения внесены позднее, чем за 3 рабочих дня до даты окончания подачи заявок, срок подачи заявок должен быть продлен так, чтобы со дня размещения на официальном сайте извещения о внесении изменений до даты окончания подачи заявок на участие такой срок составлял не менее чем рабочих 3 дня».

На основании п.10 ч.10 ст.4 Закона №223-ФЗ в документации также определяется порядок предоставления разъяснений положений документации. Рекомендуется устанавливать обязанность заказчика публиковать на официальном сайте запрос разъяснений, поступивший заказчику (без указания реквизитов отправителя) и официальный ответ заказчика.

Если по итогам поступившего запроса разъяснений заказчику необходимо внести изменения в документацию, кроме разъяснения положений документации следует составить извещение о внесении изменений.

 

5. Открытие доступа к заявкам

 

При проведении запроса предложений не в электронной форме, данный этап, как правило, называется «Вскрытие конвертов с заявками участников». В электронной процедуре корректное название для этого этапа «Открытие доступа к заявкам».

Рекомендуется после открытия доступа составлять и публиковать на официальном сайте протокол открытия доступа, в котором указывать количество поступивших заявок, наименования участников, предложенную цену и иные показатели, являющиеся критериями оценки.

В соответствии с частью 12 статьи 4 Закона №223 протоколы, составляемые в ходе закупки, размещаются заказчиком на официальном сайте не позднее чем через три дня со дня подписания таких протоколов.

 

6. Рассмотрение заявок

 

После открытия доступа следует этап рассмотрения заявок.

Заказчик рассматривает заявки участников с двух точек зрения:

  • Определение соответствия заявки требованиям документации;
  • Определение соответствия участника требованиям документации.

На этапе рассмотрения заказчик должен определить, какие заявки допустить к оценке и сопоставлению. Ранжирования заявок не производится, критерии оценки не применяются, определяется только соответствие указанным в документации требованиям. Результатом рассмотрения является решение относительно каждого участника о допуске/не допуске к следующему этапу процедуры.

На этапе рассмотрения заявок заказчик может направить запрос дополнительных документов участникам, предоставившим нечитаемые/неполные сведения в составе заявки. Запрос дополнительных документов можно использовать только в том случае, если такая возможность предусмотрена Положением о закупке.

 

7. Отказ от проведения торгов

 

Субъектами регулирования Закона 223-ФЗ являются хозяйствующие субъекты, целью которых является получение прибыли. Учитывая то, что данные субъекты действуют в условиях быстро изменяющего рынка, потребность в уже объявленной закупке может пропасть. В этом случае заказчик может отменить такую закупку.

Рекомендуем в положение о закупках и в извещение о проведении запроса предложений включать следующее положение:

«Заказчик вправе отказаться от проведения запроса предложений в любое время до заключения договора. Извещение об отказе от проведения запроса предложений размещается заказчиком на официальном сайте не позднее дня, следующего за днем принятия решения об отказе от проведения запроса предложений».

В этом случае заказчик вправе отказаться от заключения договора даже после выбора победителя.

 

8. Переторжка

 

После рассмотрения заявок заказчик вправе объявить переторжку (если такая возможность предусмотрена положением о закупке и документацией). Переторжка –это этап процедуры закупки, в ходе которого участники могут улучшить первоначально предложенные ими условия. Как правило, участие в переторжке не является обязательным для участников.

Распространены две формы переторжки:

  • Очная, при которой участники делают ставки в ходе онлайн-переторжки. При проведении очной переторжки может быть улучшен только один параметр заявки участников – цена;
  • Заочная, при которой участники еще раз подают заявки (в виде электронных документов). При проведении заочной переторжки заказчик может предложить участниками улучшить любые условия, предлагаемые в заявке.

 

9. Оценка и сопоставление заявок

 

На этапе оценки и сопоставления заказчик оценивает допущенные ранее заявки.

При этом оценка должна производиться в соответствии с указанными в документации критериями. Набор критериев и порядок их применения не закреплен законодательно, поэтому заказчик может определять их самостоятельно. Критерии могут быть объективными (численно измеримыми, например, цена) и субъективными (присваиваются комиссией на основе данных заявки участника, например, квалификация или качество). Важным показателем критерия является его значимость, «вес критерия». Сумма значимостей всех критериев должна быть равна 100%.

Если заказчик применяет критерий оценки, не указанный в документации, его действия могут быть оспорены участником.

Для повышения прозрачности закупок и качества закупочной деятельности заказчик может утвердить методику или регламент оценки и сопоставления заявок.

По итогам этапа оценки и сопоставления заявок составляется и публикуется итоговый протокол.

В соответствии с частью 5 статьи 4 Закона 223-ФЗ протокол, составленный по результатам закупки, должен содержать объем, цену закупаемых товаров, работ, услуг и сроки исполнения договора.

 

10. Заключение договора

 

По результатам процедуры закупки в форме запроса предложений заказчик обязан заключить договор с победителем, если указания на обратное не содержалось в Положении о закупке и документации.

Порядок заключения и исполнения договора Закон 223-ФЗ не регламентирует, соответственно, такой порядок необходимо включить в положение о закупке.

В положении заказчик должен определить, в том числе, кто подписывает договор первым (заказчик или поставщик) и сроки подписания договора.

 

11. Реестр недобросовестных поставщиков (РНП)

 

В случае если победитель запроса предложений или иное лицо, обязанное заключить договор, уклоняется от заключения договора, сведения о таком участнике заказчик обязан направить в уполномоченный орган для включения в реестр недобросовестных поставщиков в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 ноября 2012 г. № 1211 «О ведении реестра недобросовестных поставщиков, предусмотренного Федеральным законом „О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц“».

Дальнейший порядок действий заказчика в случае уклонения победителя или иного лица от заключения договора должен быть определен в положении о закупке. Рекомендуем предусмотреть возможность заключения договора с участником, занявшим второе место в запросе предложений, возможность проведения процедуры закупки повторно или заключения договора с единственным поставщиком.

 

12. Внесение изменений в договор

 

В соответствии с частью 5 статьи 4 Закона № 223-ФЗ, если при заключении и исполнении договора изменяются объем, цена или сроки исполнения договора по сравнению с указанными в итоговом протоколе, не позднее чем в течение десяти дней со дня внесения изменений в договор на официальном сайте размещается информация об изменении договора с указанием измененных условий.

При изменении объема, цены и срока исполнения договора необходимо в течение десяти дней опубликовать на официальном сайте информацию.