Алгоритм действий заказчиков при осуществлении закупки после утверждения и размещения Положения о закупке

 

Автор: Е. Бусарова


Для того чтобы закупать необходимые товары, работы, услуги на официальном сайте (в ЕИС) заказчик должен опубликовать Положение о закупках, чтобы впоследствии руководствоваться им при осуществлении закупок. При публикации Положения о закупке заказчик указывает с помощью функционала официального сайта дату утверждения Положения о закупке, дату вступления в силу Положения о закупке, загружает файл с документом на официальный сайт и подписывает его с помощью ЭЦП. Теперь Положение о закупке заказчика находится в реестре положений о закупках, в открытом доступе для всех пользователей. При необходимости заказчиком могут вноситься изменения в действующее Положение о закупке. Положение и вносимые в него изменения подлежат обязательному размещению на официальном сайте (в ЕИС) в соответствии с Законом №223-ФЗ не позднее чем через 15 рабочих дней со дня их принятия (утверждения). Если заказчик не разместил Положение о закупке на официальном сайте (в ЕИС) в установленные сроки, законодательством предоставляется дополнительный выход из ситуации: при несоблюдении сроков размещения Положения о закупке (три месяца) заказчик должен при осуществлении закупок руководствоваться положениями Закона №44-ФЗ (ранее ФЗ № 94) до тех пор, пока им не будет утверждено и размещено Положение о закупке (ст. 8 ФЗ № 223).

Положение о закупках – основной ключевой документ, который регулирует отношения в сфере закупок товаров, работ, услуг для нужд заказчиков по 223-ФЗ, определяет порядок подготовки и проведения процедур закупок, содержит требования к закупке, в т.ч. способы закупок, содержание, последовательность, сроки исполнения процедур закупок, условия их применения, а также другие связанные с обеспечением закупок положения.

Федеральная антимонопольная служба рекомендует заказчикам, которые работают в соответствии с 223-ФЗ, примерный алгоритм действий при осуществлении закупки после утверждения и размещения Положения о закупке (Письмо ФАС России от 24.12.2012 г. № ИА/44025/12 «О направлении разъяснений по вопросам применения ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»).

 

Алгоритм действий заказчика 

 


План закупки товаров, работ услуг

 

Помимо утвержденного и размещенного на официальном сайте Положения о закупке, заказчику для осуществления закупочной деятельности необходимо разработать и разместить план закупки, товаров, работ, услуг на срок не менее, чем 1 год (ч.2. ст.4 ФЗ № 223), и план закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции и лекарственных средств на 5-7 лет (ч.3. ст.4, ч.2,9 ст.8 ФЗ № 223). В план заказчик включает, помимо сведений об организации, периода действия плана: наименование товаров, работ, услуг необходимые для обеспечения его деятельности (в соответствии с кодом ОКДП и ОКВЭД), количество, объем (в соответствии с кодом ОКЕИ), минимальные сведения о товарах, работах, услугах, регионе поставки (в соответствии с кодом ОКАТО), сведения о начальной (максимальной) стоимости товаров, работ, услуг, которые заказчик планирует затратить на тот или иной товар (работы, услуги), график проведения процедуры, а именно период, когда планируется конкретная закупочная процедура, а также срок исполнения договора. В плане заказчик указывает способ закупки, в соответствии с Положением о закупки (на свое усмотрение выбирает), а также, если закупка будет проводиться в электронной форме, то заказчиком об этом также делается отметка в плане (да/нет). С помощью плана, который разбит поквартально или помесячно, заказчик может более точно обозначить собственные потребности, эффективно распределить денежные средства на приобретение товаров (работ, услуг). При возникновении необходимости, в план могут вноситься изменения, которые также как и план закупок публикуются на официальном сайте (в ЕИС).

 

Способы закупок

Чтобы осуществить закупку, заказчик должен не только определить товар (работы, услуги), который ему необходимо приобрести, но и способ закупки (конкурс, аукцион (торговые процедуры) или другой способ закупки, например, запрос предложений, запрос котировок, конкурентные переговоры (неторговые процедуры)), предусмотренный Положением о закупке. В нем указываются условия, когда заказчик вправе выбрать тот или иной способ, порядок проведения закупочной процедуры и определения победителя, сроки подписания договора по итогам проведения закупки, (например, аукцион заказчик проводит тогда, когда заказчик точно определился какой именно товар необходим, какого качества, какими свойствами он должен обладать, в какие сроки он будет закупаться. Закупить необходимый товар (работы или услуги) по наиболее низкой цене-такова цель конкурентного способа аукциона). Для своевременного удовлетворения потребностей в товарах работах или услугах с необходимыми показателями цены, надежности, качества, при этом рационально используя денежные средства, заказчик сам определяет в каждом отдельном случае подходящий способ закупки в зависимости от закупаемых товаров, работ или услуг и деятельности своего предприятия. Способы закупки, которые не предусмотрены Положением о закупке, заказчик использовать не вправе. В случае если Положением о закупке, размещенном на официальном сайте, предусмотрено размещение на официальном сайте информации об отказе заказчика от проведения закупки и заказчиком принято решение об отказе от проведения закупки, документ, содержащий сведения об отказе от проведения закупки, размещается на официальном сайте.

 

Извещение, закупочная документация, проект договора

После того, как заказчик определился со способом закупки, ему необходимо разработать, утвердить и разместить на официальном сайте (в ЕИС) извещение, проект договора, закупочную документацию (сведения, содержащиеся в документации, должны соответствовать сведениям, указанным в извещении) о проведении закупки, включающих в себя сведения определенные ч. 5, 9, 10 ст. 4 ФЗ № 223 о закупках. Это минимальные сведения, которые должны содержаться в извещении и документации. Заказчик в своем Положении о закупке может предусмотреть и другие дополнительные сведения, которые могут содержаться в извещении и документации. Например, извещение, помимо сведений, определенных ФЗ №223, может также содержать информацию о сроках отказа от проведения процедуры закупки, дате и времени начала и окончания приема заявок, месте, дате и времени вскрытия конвертов с заявками/открытия доступа к заявкам, размере задатка (обеспечения заявки), сроке и порядке внесения задатка, реквизиты счета и др.; документация также может содержать любые дополнительные сведения, не указанные в ФЗ 223, например - порядок применения официального курса иностранной валюты к рублю РФ, установленного ЦБ РФ и используемого при оплате заключенного договора, сведения о возможности заказчика увеличить количество поставляемого товара при заключении договора (при необходимости), сведения о возможности заказчика изменить предусмотренные договором количество товаров, объем работ, услуг и процент такого изменения (при необходимости) и др.

 

Изменения, вносимые в извещение и документацию о закупке

 

Следует отметить, что заказчик после публикации на официальном сайте (в ЕИС) вправе вносить изменения по собственной инициативе или в соответствии с запросом участника закупки в извещение и документацию закупки в порядке, указанном 223-ФЗ (ч. 11. ст.4) и в Положении о закупке. Изменения, вносимые в извещение о закупке, документацию о закупке, размещаются заказчиком на официальном сайте (в ЕИС) не позднее чем в течение 3 дней со дня принятия решения о внесении указанных изменений.

Если изменения вносятся в извещение и документацию торговых процедур (конкурс, аукцион) позднее чем за 15 дней до даты окончания подачи заявок на участие в закупочной процедуре, срок подачи заявок на участие в конкурсе или аукционе продлевается так, чтобы со дня размещения внесенных изменений в извещение и документацию закупки на официальном сайте ( в ЕИС) до даты окончания подачи заявок на участие в закупке, такой срок был бы не менее чем 15 дней. В случае проведения неторговых процедур, порядок внесения изменений определяется самим заказчиком. Например, в любое время до истечения срока представления заявок на участие в запросе предложений заказчик вправе по собственной инициативе либо в ответ на запрос какого-либо претендента внести изменения в документацию о проведении запроса предложений. Если изменения в документацию о проведении запроса предложений внесены позднее чем за 2 рабочих дня до даты окончания подачи заявок на участие в запросе предложений, срок подачи заявок на участие в запросе предложений должен быть продлен так, чтобы со дня размещения на официальном сайте внесенных в документацию о проведении запроса предложений изменений до даты окончания подачи заявок на участие в запросе предложений такой срок составлял не менее чем 3 рабочих дня.

В случае проведения регламентных работ на официальном сайте, когда доступ невозможен при возникновении неполадок более одного рабочего дня, та информация, которую необходимо разместить заказчику на официальном сайте в соответствии с ФЗ №223 И Положением о закупке, может размещаться на сайте заказчика (если таковой имеется). В последующем заказчик размещает эту же информацию на официальном сайте в течение одного рабочего дня, после того как были устранены все неполадки, блокирующие доступ к официальному сайту. Такое размещение не будет считаться с нарушением срока.

 

Разъяснения закупочной документации

 

В Положении о закупке прописывается порядок предоставления разъяснений документации о закупке и размещение такой информации на официальном сайте. Например, может быть указано, что любой претендент вправе направить заказчику запрос разъяснений положений конкурсной документации в письменной форме в срок не позднее, чем за 7 рабочих дней до дня окончания подачи конкурсных заявок. Заказчик в течение 2 дней со дня поступления запроса на разъяснение положений конкурсной документации направляет по электронной почте или иным способом разъяснения положений конкурсной документации претенденту, направившему запрос, а также размещает копию таких разъяснений (без указания наименования участника, от которого был получен запрос на разъяснения) на официальном сайте ( в ЕИС) с помощью функционала сайта, далее эти сведения подписываются ЭЦП и публикуются заказчиком. Все сведения, опубликованные заказчиком на официальном сайте и сайте заказчика ( при наличии), в соответствии с ФЗ № 223, должны быть доступны для ознакомления с ними другим пользователям без взимания платы. Разъяснения положений документации размещаются заказчиком на официальном сайте (в ЕИС) не позднее чем в течение 3 дней со дня принятия решения предоставления указанных разъяснений. Для размещения на официальном сайте разъяснений документации о закупке представитель заказчика размещает в закрытой части официального сайта электронный вид разъяснений документации о закупке и с помощью функционала официального сайта формирует документ, содержащий следующие основные сведения о разъяснениях документации о закупке: тема разъяснений (пояснения к документу, определяющие суть разъяснения); дата поступления запроса о разъяснениях; сведения о предмете запроса.

 

Предоставление закупочной документации

 

В соответствии с п.6. ч. 9 ст. 4 ФЗ № 223, в извещении о закупке должны содержаться сведения о сроке, месте и порядке предоставления документации о закупке. Заказчик вправе (на свое усмотрение) установить плату за предоставление такой информации, порядок, срок внесения платы, за исключением случаев предоставления документации в форме электронного документа. При формировании на официальном сайте (в ЕИС) извещения о закупке, с помощью функционала сайта делается соответствующая пометка о наличии такой платы за документацию. Размер платы устанавливается заказчиком самостоятельно, в пределах разумного. Например, закупочная документация опубликованная на официальном сайте может быть предоставлена по запросу любого претендента, оформленному и представленному в порядке, установленном в извещении о проведении (указывается способ закупки), заказчик предоставляет претенденту, от которого получен запрос, документацию о проведении запроса предложений на бумажном носителе, поданного в письменной форме по адресу: (указывается адрес) за 2 дня до окончания подачи заявок . При этом, документация на бумажном носителе выдается после внесения претендентом платы в размере (указывается сумма) за предоставление документации о проведении ( указывается способ закупки) ( с предоставлением свидетельства об оплате).

 

Прием заявок на участие в закупке

 

При публикации на официальном сайте (в ЕИС) извещения о закупке с помощью функционала официального сайта указывается срок подачи приема заявок (данная информация содержится и в закупочной документации) согласно Положению о закупке. В зависимости от способа закупки срок подачи заявок может быть разным. Например, заказчик извещает всех заинтересованных лиц о проведении конкурса не менее чем за 20 дней (по ФЗ № 223) до дня окончания приема заявок; при проведении запроса предложений заказчик устанавливает сроки проведения закупочной процедуры, сравнительно короткие (как правило это 5-10 дней). Заказчик также указывает место подачи (адрес, где будут приниматься заявки), форму заявки (например, в бумажной форме в запечатанном конверте с указанием участника процедуры, либо в электронной форме, либо с использованием и тех и других документов. На данный момент подача заявок в электронном виде не предусмотрена в ЕИС (на официальном сайте закупок) и заказчик не сможет должным образом обеспечить конфиденциальность таких заявок, поданных в электронном виде (например, на электронную почту), поэтому лучше всего проводить закупки на ЭТП OTC-tender), прописывает порядок подачи/приема заявки (например, при подачи заявке делается соответствующая отметка в журнале регистрации заявок в конкретной процедуре, по требованию участника закупки заказчик выдает расписку о получении конверта с конкурсной заявкой с указанием даты и времени его получения. О получении ненадлежащим образом запечатанной заявки делается соответствующая пометка в расписке. Заявки, полученные заказчиком после окончания срока подачи заявок, установленного документацией, не рассматриваются и направляются участникам закупки, подавшим такие заявки, в течение 5 рабочих дней с момента получения заявок без нарушения целостности конверта, в котором была подана такая заявка).

 

Сопоставление и оценка заявок

 

При определении победителя заказчик оценивает заявки, поданные участниками на участие в закупке, в порядке, прописанном в Положении о закупке и закупочной документации. Например, заказчик вправе требовать от участников закупки разъяснения положений заявок и представления недостающих документов (при необходимости); не допускаются запросы или требования о представлении недостающих документов, направленные на изменение существа заявки, включая изменение коммерческих условий заявки (цены, валюты, сроков и условий поставки, графика поставки или платежа, иных коммерческих условий) или технических условий конкурсной заявки (перечня предлагаемой продукции, ее технических характеристик, иных технических условий); не допускаются также запросы на изменение или представление отсутствующего обеспечения заявки. Заказчиком проверяются на данном этапе соответствие заявок установленным требованиям закупочной документации. Оценка заявок производится по перечню критериев, установленному в документации о закупке в соответствии с системой начисления баллов. Сумма значимостей критериев оценки заявок, установленных закупочной документации, должна составлять 100%. Процедура оценки и сопоставление заявок протоколируется. В последующем данная информация публикуется на официальном сайте (в ЕИС) заказчиком не позднее, чем через 3 дня со дня подписания таких протоколов (п.12. ст.4 ФЗ №223). Протоколы формируются в соответствии с Постановлением Правительства №908. Протоколы, составленные в ходе закупки, должны содержать сведения об объеме, цене закупаемых товаров, работ, услуг, о сроке исполнения договора, а также иную информацию, предусмотренную 223-ФЗ и Положением о закупке, размещенным на официальном сайте (в ЕИС). Протоколы, составленные в ходе закупки, размещаются также в графическом виде.

 

Заключение договора

 

По результатам закупки товаров, работ, услуг между заказчиком и победителем заключается договор, который формируется путем включения условий, предложенных в заявке победителя, с которым заключается договор, в проект договора, являющийся неотъемлемой частью закупочной документации. Порядок заключения договора указывается в Положении о закупке и закупочной документации. Например, может быть установлено, что срок передачи договора от заказчика участнику, с которым заключается договор, не должен превышать 7 рабочих дней со дня размещения на официальном сайте (в ЕИС) соответствующего протокола; срок подписания договора победителем не должен превышать 10 рабочих дней. Конкретные сроки не установлены законодательно и определяются заказчиками самостоятельно. В случае непредставления подписанного договора победителем, иным участником, с которым заключается договор, в сроки, указанные в документации о закупке, победитель, иной участник считаются уклонившимися от заключения договора. Ч.2 ст.5 Закона о закупках предусмотрены последствия уклонения победителя от заключения договора, а именно – включение сведений об участнике закупки, который уклонился от подписания договора, об участнике, с которым договор был расторгнут в связи с существенными нарушениями им договора, в реестр недобросовестных поставщиков. Ведение реестра недобросовестных поставщиков возложено на Федеральную антимонопольную службу. Большинство заказчиков на основании ч.2 ст. 11 ФЗ №223 включают в закупочную документацию требование об отсутствии участников закупки в реестре недобросовестных поставщиков. Таким образом, внесение сведений в реестр недобросовестных поставщиков практически означает для организации запрет на участие в закупках товаров, работ, услуг на 2 года. Информация о недобросовестных поставщиках хранится в открытом доступе на официальном сайте (в ЕИС).

После того как определился участник, с которым в соответствии с Положением о закупке должен быть заключен договор, в срок, предусмотренный для заключения договора, заказчик вправе отказаться от заключения договора с таким участником. Условия, при которых заказчик может отказаться от заключения договора, должны быть предусмотрены Положением о закупке.

Может быть установлено следующее: заказчик вправе отказаться от заключения договора с участником закупки в случае установления относительно него следующих фактов:

  • проведение ликвидации участника закупки – юридического лица или принятие арбитражным судом решения о признании участника закупки – юридического лица, индивидуального предпринимателя банкротами и об открытии конкурсного производства;
  • приостановление деятельности участника закупки в порядке, предусмотренном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;
  • предоставление участником закупки заведомо ложных сведений, содержащихся в представленных ими документах;
  • нахождение имущества участника закупки под арестом, наложенным по решению суда;
  • наличие у участника закупки задолженности по начисленным налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджеты любого уровня или государственные внебюджетные фонды за прошедший календарный год и др..

При заключении договора заказчик может увеличить количество поставляемого товара, если указание на это содержалось в документации и Положении о закупке. В соответствии с 223-ФЗ, в случае, если при заключении и исполнении договора изменяются объем, цена закупаемых товаров, работ, услуг или сроки исполнения договора по сравнению с указанными в протоколе, составленном по результатам закупки, не позднее чем в течение 10 дней со дня внесения указанных изменений в договор на официальном сайте (в ЕИС) размещается информация об изменении договора с указанием измененных условий. Для этого заказчик в личном кабинете использует вкладку «сведения о договоре», куда загружает необходимый документ и подписывает его с помощью ЭЦП.

 

Отчеты по результатам закупочной деятельности

 

По результатам закупок заказчики обязуются в соответствии с 223-ФЗ каждый месяц на официальном сайте (в ЕИС) публиковать:

  • сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключаемых по результатам закупки товаров, работ, услуг;
  • сведения о договорах, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);
  • сведения о договорах, заключенных заказчиком по результатам закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства;
  • сведения о договорах, заключенных заказчиком по результатам закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты решения Правительства Российской Федерации в соответствии в соответствии ФЗ № 223.

На официальном сайте (в ЕИС) заказчик с помощью функционала сайта указывает количество заключенных договоров той или иной категории и их стоимость и подписывает с помощью ЭЦП загруженные файлы с отчетными данными. Размещение на официальном сайте (в ЕИС) отчетов необходимо осуществить не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Заказчику по итогам закупочной деятельности необходимо предоставить форму федерального статистического наблюдения №1-закупки «Сведения о закупочной деятельности» за отчетный период (каждые полгода: за периоды с января по июнь и с июля по декабрь) на бланке, утвержденном приказом Росстата от 29.07.2013 г. № 295. в Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики.