Группа электронных площадок

Алгоритм действий заказчиков при осуществлении закупки после утверждения и размещения Положения о закупке

 

Автор: Е. Бусарова


Для того чтобы закупать необходимые товары, работы, услуги в Единой информационной системе (ЕИС) заказчик должен опубликовать Положение о закупках, чтобы впоследствии руководствоваться им при осуществлении закупок. При публикации Положения о закупке заказчик указывает с помощью функционала ЕИС дату утверждения Положения о закупке, дату вступления в силу Положения о закупке, загружает файл с документом в ЕИС и подписывает его с помощью ЭЦП. Теперь Положение о закупке заказчика находится в реестре положений о закупках, в открытом доступе для всех пользователей. При необходимости заказчиком могут вноситься изменения в действующее Положение о закупке. Положение и вносимые в него изменения подлежат обязательному размещению в ЕИС в соответствии с ч. 1, ст. 4, 223-ФЗ не позднее чем через 15 дней со дня их принятия (утверждения).

Положение о закупках – основной ключевой документ, который регулирует отношения в сфере закупок товаров, работ, услуг для нужд заказчиков по 223-ФЗ, определяет порядок подготовки и проведения процедур закупок, содержит требования к закупке, в том числе способы закупок, содержание, последовательность, сроки исполнения процедур закупок, условия их применения, а также другие связанные с обеспечением закупок положения.

ФАС рекомендует заказчикам, которые работают в соответствии с 223-ФЗ, примерный алгоритм действий при осуществлении закупки после утверждения и размещения Положения о закупке (Письмо ФАС России от 24.12.2012 г. № ИА/44025/12 «О направлении разъяснений по вопросам применения ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»).

 

Алгоритм действий заказчика

   

План закупки товаров, работ услуг

Помимо утвержденного и размещенного в ЕИС Положения о закупке, заказчику для осуществления закупочной деятельности необходимо разработать и разместить план закупки, товаров, работ, услуг на срок не менее, чем 1 год (ч. 2, ст. 4, 223-ФЗ), и план закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции и лекарственных средств на 5-7 лет (ч. 3, ст. 4, ч. 2, 9, ст. 8, 223-ФЗ).

В план заказчик включает, помимо сведений об организации, периода действия плана: наименование товаров, работ, услуг необходимые для обеспечения его деятельности, количество, объем (в соответствии с кодом ОКЕИ), минимальные сведения о товарах, работах, услугах, регионе поставки (в соответствии с кодом ОКАТО), сведения о начальной (максимальной) цене товаров, работ, услуг, которые заказчик планирует затратить на тот или иной товар (работы, услуги), график проведения процедуры, а именно период, когда планируется конкретная закупочная процедура, а также срок исполнения договора. В плане заказчик указывает способ закупки, в соответствии с Положением о закупки (на свое усмотрение выбирает), а также, если закупка будет проводиться в электронной форме, то заказчиком об этом также делается отметка в плане (да/нет).

С помощью плана, который разбит поквартально или помесячно, заказчик может более точно обозначить собственные потребности, эффективно распределить денежные средства на приобретение товаров (работ, услуг). При возникновении необходимости, в план могут вноситься изменения, которые также как и план закупок публикуются в ЕИС.

 

Способы закупок

Чтобы осуществить закупку, заказчик должен не только определить товар (работы, услуги), который ему необходимо приобрести, но и способ закупки, предусмотренный Положением о закупке.

Напомним, что к конкурентным способам закупки относятся: конкурсы (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс), аукционы (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион), запросы котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок), запросы предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений), а также иные способы конкурентной закупки, предусмотренные Положением о закупке.

Все конкурентные закупки по умолчанию проводятся в электронной форме, если заказчик в Положении о закупке не сделает оговорку о проведении закупки в бумажной форме (ч. 2, ст. 3, 223-ФЗ).

Конкурентные закупки, в которых участниками могут быть только субъекты МСП, осуществляется исключительно в электронной форме.

К неконкурентным способам относятся: закупка у единственного поставщика и иные способы неконкурентной закупки, предусмотренные Положением о закупке.

В Положении о закупке указываются условия, когда заказчик вправе выбрать тот или иной способ, порядок проведения закупочной процедуры и определения победителя, сроки подписания договора по итогам проведения закупки, (например, аукцион заказчик проводит тогда, когда заказчик точно определился какой именно товар необходим, какого качества, какими свойствами он должен обладать, в какие сроки он будет закупаться. Закупить необходимый товар (работы или услуги) по наиболее низкой цене – такова цель конкурентного способа аукциона).

Для своевременного удовлетворения потребностей в товарах работах или услугах с необходимыми показателями цены, надежности, качества, при этом рационально используя денежные средства, заказчик сам определяет в каждом отдельном случае подходящий способ закупки в зависимости от закупаемых товаров, работ или услуг и деятельности своего предприятия.

Способы закупки, которые не предусмотрены Положением о закупке, заказчик использовать не вправе.

В случае если Положением о закупке предусмотрено размещение в ЕИС информации об отказе заказчика от проведения закупки и заказчиком принято решение об отказе от проведения закупки, то документ, содержащий сведения об отказе от проведения закупки, размещается в ЕИС.

 

Извещение, закупочная документация, проект договора

После того, как заказчик определился со способом закупки, ему необходимо разработать, утвердить и разместить в ЕИС извещение, проект договора, закупочную документацию (сведения, содержащиеся в документации, должны соответствовать сведениям, указанным в извещении) о проведении закупки, включающих в себя сведения, определенные ч. 5, 9, 10, ст. 4, 223-ФЗ о закупках. Это минимальные сведения, которые должны содержаться в извещении и документации.

Заказчик в своем Положении о закупке может предусмотреть и другие дополнительные сведения, которые могут содержаться в извещении и документации.

Например:

  • извещение, помимо сведений, определенных 223-ФЗ, может также содержать информацию о сроках отказа от проведения процедуры закупки, дате и времени начала и окончания приема заявок, месте, дате и времени вскрытия конвертов с заявками/открытия доступа к заявкам, размере задатка (обеспечения заявки), сроке и порядке внесения задатка, реквизиты счета и др.;
  • документация также может содержать любые дополнительные сведения, не указанные в 223-ФЗ, например – порядок применения официального курса иностранной валюты к рублю РФ, установленного ЦБ РФ и используемого при оплате заключенного договора, сведения о возможности заказчика увеличить количество поставляемого товара при заключении договора (при необходимости), сведения о возможности заказчика изменить предусмотренные договором количество товаров, объем работ, услуг и процент такого изменения (при необходимости) и др.
 

Изменения, вносимые в извещение и документацию о закупке

Следует отметить, что заказчик после публикации в ЕИС вправе вносить изменения по собственной инициативе или в соответствии с запросом участника закупки в извещение и документацию закупки в порядке, указанном в ч. 11, ст. 4, № 223-ФЗ и Положении о закупке. Изменения, вносимые в извещение о закупке, документацию о закупке, размещаются заказчиком в ЕИС не позднее чем в течение 3 дней со дня принятия решения о внесении указанных изменений.

Если изменения вносятся в извещение и документацию торговых процедур (конкурс, аукцион) позднее чем за 15 дней до даты окончания подачи заявок на участие в закупочной процедуре, срок подачи заявок на участие в конкурсе или аукционе продлевается так, чтобы со дня размещения внесенных изменений в извещение и документацию закупки в ЕИС до даты окончания подачи заявок на участие в закупке, такой срок был бы не менее чем 15 дней.

В случае проведения неторговых процедур, порядок внесения изменений определяется самим заказчиком. Например, в любое время до истечения срока представления заявок на участие в запросе предложений заказчик вправе по собственной инициативе либо в ответ на запрос какого-либо претендента внести изменения в документацию о проведении запроса предложений.

Если изменения в документацию о проведении запроса предложений внесены позднее чем за 2 рабочих дня до даты окончания подачи заявок на участие в запросе предложений, срок подачи заявок на участие в запросе предложений должен быть продлен так, чтобы со дня размещения в ЕИС внесенных в документацию о проведении запроса предложений изменений до даты окончания подачи заявок на участие в запросе предложений такой срок составлял не менее чем 3 рабочих дня.

В случае проведения регламентных работ на сайте ЕИС, когда доступ невозможен при возникновении неполадок более одного рабочего дня, та информация, которую необходимо разместить заказчику в ЕИС в соответствии с 223-ФЗ и Положением о закупке, может размещаться на сайте заказчика (если таковой имеется). В последующем заказчик размещает эту же информацию в ЕИС в течение одного рабочего дня, после того как были устранены все неполадки, блокирующие доступ к ЕИС. Такое размещение не будет считаться с нарушением срока.

 

Разъяснения закупочной документации

В Положении о закупке прописывается порядок предоставления разъяснений документации о закупке и размещение такой информации на официальном сайте. Например, может быть указано, что любой претендент вправе направить заказчику запрос разъяснений положений конкурсной документации в письменной форме в срок не позднее, чем за 7 рабочих дней до дня окончания подачи конкурсных заявок.

Заказчик в течение 2 дней со дня поступления запроса на разъяснение положений конкурсной документации направляет по электронной почте или иным способом разъяснения положений конкурсной документации претенденту, направившему запрос, а также размещает копию таких разъяснений (без указания наименования участника, от которого был получен запрос на разъяснения) в ЕИС с помощью функционала сайта, далее эти сведения подписываются ЭЦП и публикуются заказчиком. Все сведения, опубликованные заказчиком в ЕИС и сайте заказчика (при наличии), в соответствии с 223-ФЗ, должны быть доступны для ознакомления с ними другим пользователям без взимания платы.

Разъяснения положений документации размещаются заказчиком в ЕИС не позднее чем в течение 3 дней со дня принятия решения предоставления указанных разъяснений. Для размещения в ЕИС разъяснений документации о закупке представитель заказчика размещает в закрытой части ЕИС электронный вид разъяснений документации о закупке и с помощью функционала ЕИС формирует документ, содержащий следующие основные сведения о разъяснениях документации о закупке: тема разъяснений (пояснения к документу, определяющие суть разъяснения); дата поступления запроса о разъяснениях; сведения о предмете запроса.

 

Предоставление закупочной документации

В соответствии с п. 6, ч. 9, ст. 4, 223-ФЗ, в извещении о закупке должны содержаться сведения о сроке, месте и порядке предоставления документации о закупке. Заказчик вправе (на свое усмотрение) установить плату за предоставление такой информации, порядок, срок внесения платы, за исключением случаев предоставления документации в форме электронного документа. При формировании в ЕИС извещения о закупке, с помощью функционала сайта делается соответствующая пометка о наличии такой платы за документацию.

Размер платы устанавливается заказчиком самостоятельно, в пределах разумного. Например, закупочная документация, опубликованная в ЕИС может быть предоставлена по запросу любого претендента, оформленному и представленному в порядке, установленном в извещении о проведении (указывается способ закупки), заказчик предоставляет претенденту, от которого получен запрос, документацию о проведении запроса предложений на бумажном носителе, поданного в письменной форме по адресу: (указывается адрес) за 2 дня до окончания подачи заявок.

При этом, документация на бумажном носителе выдается после внесения претендентом платы в размере (указывается сумма) за предоставление документации о проведении (указывается способ закупки) (с предоставлением свидетельства об оплате).

 

Прием заявок на участие в закупке

При публикации в ЕИС извещения о закупке с помощью функционала ЕИС указывается срок подачи приема заявок (данная информация содержится и в закупочной документации) согласно Положению о закупке. В зависимости от способа закупки срок подачи заявок может быть разным.

Например, заказчик извещает всех заинтересованных лиц о проведении конкурса не менее чем за 20 дней до дня окончания приема заявок; при проведении запроса предложений заказчик устанавливает сроки проведения закупочной процедуры, сравнительно короткие (как правило это 5-10 дней).

Заказчик также указывает место подачи (адрес, где будут приниматься заявки), форму заявки (например, в бумажной форме в запечатанном конверте с указанием участника процедуры, либо в электронной форме, либо с использованием и тех и других документов. На данный момент подача заявок в электронном виде не предусмотрена в ЕИС и заказчик не сможет должным образом обеспечить конфиденциальность таких заявок, поданных в электронном виде (например, на электронную почту), поэтому лучше всего проводить закупки на ЭТП OTC-tender.ru), прописывает порядок подачи/приема заявки (например, при подачи заявке делается соответствующая отметка в журнале регистрации заявок в конкретной процедуре, по требованию участника закупки заказчик выдает расписку о получении конверта с конкурсной заявкой с указанием даты и времени его получения.

О получении ненадлежащим образом запечатанной заявки делается соответствующая пометка в расписке. Заявки, полученные заказчиком после окончания срока подачи заявок, установленного документацией, не рассматриваются и направляются участникам закупки, подавшим такие заявки, в течение 5 рабочих дней с момента получения заявок без нарушения целостности конверта, в котором была подана такая заявка).

 

Сопоставление и оценка заявок

При определении победителя заказчик оценивает заявки, поданные участниками на участие в закупке, в порядке, прописанном в Положении о закупке и закупочной документации.

Например:

  • заказчик вправе требовать от участников закупки разъяснения положений заявок и представления недостающих документов (при необходимости);
  • не допускаются запросы или требования о представлении недостающих документов, направленные на изменение существа заявки, включая изменение коммерческих условий заявки (цены, валюты, сроков и условий поставки, графика поставки или платежа, иных коммерческих условий) или технических условий конкурсной заявки (перечня предлагаемой продукции, ее технических характеристик, иных технических условий);
  • не допускаются также запросы на изменение или представление отсутствующего обеспечения заявки.
  • Заказчиком проверяются на данном этапе соответствие заявок установленным требованиям закупочной документации. Оценка заявок производится по перечню критериев, установленному в документации о закупке в соответствии с системой начисления баллов. Сумма значимостей критериев оценки заявок, установленных закупочной документации, должна составлять 100 %.
  • Процедура оценки и сопоставление заявок протоколируется. В последующем данная информация публикуется в ЕИС заказчиком не позднее, чем через 3 дня со дня подписания таких протоколов (п. 12, ст. 4, 223-ФЗ). Протоколы формируются в соответствии с Постановлением Правительства № 908. Протоколы, составленные в ходе закупки, должны содержать сведения об объеме, цене закупаемых товаров, работ, услуг, о сроке исполнения договора, а также иную информацию, предусмотренную 223-ФЗ и Положением о закупке, размещенным в ЕИС. Протоколы, составленные в ходе закупки, размещаются также в графическом виде.
 

Заключение договора

По результатам закупки товаров, работ, услуг между заказчиком и победителем заключается договор, который формируется путем включения условий, предложенных в заявке победителя, с которым заключается договор, в проект договора, являющийся неотъемлемой частью закупочной документации. Порядок заключения договора указывается в Положении о закупке и закупочной документации.

Например, может быть установлено, что срок передачи договора от заказчика участнику, с которым заключается договор, не должен превышать 7 рабочих дней со дня размещения в ЕИС соответствующего протокола; срок подписания договора победителем не должен превышать 10 рабочих дней. Конкретные сроки не установлены законодательно и определяются заказчиками самостоятельно. В случае непредставления подписанного договора победителем, иным участником, с которым заключается договор, в сроки, указанные в документации о закупке, победитель, иной участник считаются уклонившимися от заключения договора.

Частью 2 ст. 5 № 223-ФЗ предусмотрены последствия уклонения победителя от заключения договора, а именно – включение сведений об участнике закупки, который уклонился от подписания договора, об участнике, с которым договор был расторгнут в связи с существенными нарушениями им договора, в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

Ведение РНП возложено на ФАС. Большинство заказчиков на основании ч. 2, ст. 11, 223-ФЗ включают в закупочную документацию требование об отсутствии участников закупки в РНП. Таким образом, внесение сведений в РНП практически означает для организации запрет на участие в закупках товаров, работ, услуг на 2 года. Информация о недобросовестных поставщиках хранится в открытом доступе в ЕИС.

Заключение договора с участником закупки

После того как определился участник, с которым в соответствии с Положением о закупке должен быть заключен договор, в срок, предусмотренный для заключения договора, заказчик вправе отказаться от заключения договора с таким участником. Условия, при которых заказчик может отказаться от заключения договора, должны быть предусмотрены Положением о закупке.

Может быть установлено следующее: заказчик вправе отказаться от заключения договора с участником закупки в случае установления относительно него следующих фактов:

  • проведение ликвидации участника закупки – юридического лица или принятие арбитражным судом решения о признании участника закупки – юридического лица, индивидуального предпринимателя банкротами и об открытии конкурсного производства;
  • приостановление деятельности участника закупки в порядке, предусмотренном КоАП РФ;
  • предоставление участником закупки заведомо ложных сведений, содержащихся в представленных ими документах;
  • нахождение имущества участника закупки под арестом, наложенным по решению суда;
  • наличие у участника закупки задолженности по начисленным налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджеты любого уровня или государственные внебюджетные фонды за прошедший календарный год и др.

При заключении договора заказчик может увеличить количество поставляемого товара, если указание на это содержалось в документации и Положении о закупке.

В соответствии с 223-ФЗ, в случае, если при заключении и исполнении договора изменяются объем, цена закупаемых товаров, работ, услуг или сроки исполнения договора по сравнению с указанными в протоколе, составленном по результатам закупки, не позднее чем в течение 10 дней со дня внесения указанных изменений в договор в ЕИС размещается информация об изменении договора с указанием измененных условий. Для этого заказчик в личном кабинете использует вкладку «сведения о договоре», куда загружает необходимый документ и подписывает его с помощью ЭЦП.

 

Отчеты по результатам закупочной деятельности

По результатам закупок заказчики в соответствии с 223-ФЗ каждый месяц публикуют в ЕИС:
  • сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключаемых по результатам закупки товаров, работ, услуг;
  • сведения о договорах, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);
  • сведения о договорах, заключенных заказчиком по результатам закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства;
  • сведения о договорах, заключенных заказчиком по результатам закупки, сведения о которой составляют государственную тайну или в отношении которой приняты решения Правительства Российской Федерации в соответствии в соответствии 223-ФЗ.
  • В ЕИС заказчик с помощью функционала сайта указывает количество заключенных договоров той или иной категории и их стоимость и подписывает с помощью ЭЦП загруженные файлы с отчетными данными. Размещение в ЕИС отчетов необходимо осуществить не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным.