Группа электронных площадок
  • Академия
  • Академия закупок OTC
  • Статьи
  • ОТС-SRM сбор и согласование потребностей подразделений
  • ОТС-SRM сбор и согласование потребностей подразделений


    27.04.2017

    спикер: Константин Глыбин

     


    1. Кратко о системе OTC-SRM
    2. Демонстрация облачной системы
    3. Демонстрации системы 1С + OTC-SRM
    4. Вопросы участников

    Кратко о системе OTC-SRM

    Возможность работать из любой точки мира предоставляет данное программное обеспечение. Решения традиционные, преимущественно на 1С. Есть оба варианта: облачная система, которая выросла из площадки OTC.RU, и система 1С.

    Учитываются как интересы заказчиков, так и поставщиков. Системы можно использовать и для 44-ФЗ, и для 223-ФЗ. Все хорошие системы — гибкие и учитывают потребности заказчика. Первая часть лекции включает демонстрацию облачной системы, вторая часть лекции покажет решение для 1С. Обе системы дополняют друг друга, в обеих есть интеграция с ЕИС и OTC.RU.

    Что здесь автоматизировано? Сбор потребностей от подразделений (сотрудников). Поэтому собирается согласование формирования заявок, в том числе и малого объема, затем автоматически формируется план закупок, таким образом планируются малые закупки и закупки у СМП. Далее формируется отчет. Каждый из этапов процесса нужно автоматизировать: контролировать правильность ввода информации, заполнения документов, исполнение договоров и формирование отчетности. По сути дела, это должно уходить в календарь, так как если это все остается в системе, то получается нестыковка. Это должно быть в календаре, ведь по каждому событию приходят оповещения в соответствии с настроенной логикой. Эти оповещения не по чужим делам, а только по текущим процессам пользователя. Например, пользователю напомнят, когда нужно выполнять следующие действия.

    Сначала у пользователя формируется организационная структура заказчика, вносятся шаблоны документации, настраивается взаимодействие с внешними системами. Если нужна прямая интеграция с ЕИС, то это корректируется в настройках. Техническое задание согласовывается и начинается конкурс.

    В системе OTC-SRM важен раздел планирования. Этот процесс примерно одинаковый у всех компаний. Сводный план закупок формируется из заявок подразделений и далее реализуется на практике. Кто участвует в этапах согласования? Это самый главный вопрос. Далее контролируется состав заявок, происходит согласование с разделением заявок на инновационные и остальные. Так формируется план, который затем размещается в ЕИС. У конкурентов есть возможность прикреплять соответствующие файлы. Далее идет согласование бюджета, которое также включено в автоматический режим с возможностью перехода в ручной режим. Все процессы можно корректировать в соответствии с процессами компании. Таким образом формируется сводный план закупок.

    Собрав автоматизировано план закупок и вручную загружать в ЕИС — как минимум странно. Должна быть интеграция, когда из Exel можно загрузить планы закупок. То, что отправляется в ЕИС — это планы закупок, извещения и договоры. Если данные не могут уйти из-за проблем с сайтом информационной системы, то они отправятся тогда, когда будет для этого техническая возможность. Таким образом, можно приостановить загрузку до тех пор, пока ЕИС не восстановит свою работу.

    После процедуры есть модуль заключения договора, который уже частично заработал. Согласовывается модель договора с контрагентом, далее договор заключается, что итак предусмотрено. ОТС-SRM нужно для того, чтобы отдел закупок мог сократить временные и энергетические затраты на повседневную работу.

    Отчеты по завершенным торгам (трудно перечислить все критерии) можно также загружать в полном объеме. Это могут быть и отчеты из ЕИС. Разделение полномочий прав доступа полезен для руководителей отделов и департаментов, ведь статистику работы отдела закупок может посмотреть только руководитель и оценить результаты. По справочникам: есть стандартные, а есть специфические, с определенной цифровой кодировкой, с определенной номенклатурой.

    Что касается 1С: все проще и понятнее для тех, кто имел дело с этой системой в прошлом. Решение учитывает именно то, как закупки проводятся в Российской Федерации. В этом решении включены лицензии для 5 сотрудников на 99 000 рублей. Все готово для того, чтобы начать работу именно на 1С. Настройка системы довольно простая, но если это необходимо, то у каждой компании на аутсорсе есть обслуживание. Решение также направлено не только на закупщиков, а еще на производство, снабженцев и так далее. Оно включает в себя весь цикл процесса, который есть на предприятии.

    Демонстрация облачной системы

    Система входа SRM сделана как система входа на площадку OTC. Часть функций будет на площадке, можно уже работать на этой системе. Можно написать письмо разработчикам о том, какие именно функции нужны в разделе «Автоматизация». Рабочая зона в этой SRM выглядит как рабочая зона на площадке. Корпоративные закупки можно добавить, чтобы выполнить ряд действий. Возможно, что-то нужно добавить еще, это опционально.

    Корпоративные закупки. При создании заявки в этом простом интерфейсе создается черновик. «Все закупки» — это те, которые доступны для всей рабочей группы. Если попробовать создать заявку, то открывается форма, в которой нужно заполнить несколько полей. Набор полей может быть и нестандартным. Если закупка по 223-ФЗ, то формируется список согласования. Предмет договора и иные поля заполняются, по датам автоматически создаются оповещения. Многие идут от названия предмета договора, а кто-то выбирает форму ОКВЭД. Заводятся источники финансирования, номер поставщика и инвестиционная программа, а также вводятся другие сведения: о количестве и специфике договора. Здесь же можно подгрузить файлы с жесткого диска.

    В списке черновиков появляется заявка. Ее можно менять, дублировать и отправить на согласование. Также можно выбрать несколько заявок и отправить их разом. Можно зайти под логином следующего сотрудника, например, руководителя подразделения. Есть варианты разных папок, в которые система направляет документацию для согласования и информацию в виде рассылок. Есть разделение на темы.

    Согласование. В система права пользователей распределены не только по действиям, но и по структурной (согласование заявок) и функциональной роли (отправка заявок, формирование плана). Все эти пункты настраиваются. Система предусматривает маршрут согласования в зависимости от вида продукции. Когда заявка утверждена руководителем, появляется четкий маршрут, который разъясняет, где именно сейчас находится заявка и кто должен в данный момент ее согласовать. Этап утверждения может быть выбран в зависимости от бизнес-процессов. К примеру, финансовому директору не нужно что-то удалять или добавлять, он отмечает либо «да», либо «нет».

    Добавлять сотрудника можно как с ЭЦП, так и без ЭЦП, все просто и логично.

    Демонстрации системы 1С + OTC-SRM

    Система выполнена на платформе 1С 83. Она интегрирована с электронной торговой площадкой OTC и официальным сайтом ЕИС.

    Рабочий стол. При запуске системы пользователь попадает на рабочий стол, на котором фиксируется взаимодействие, встречи, звонки и так далее. Также там есть раздел «Мои задачи», куда поступают задачи от остальных пользователей. «Управление закупками»: по сути, здесь осуществляется вся работа с заявками, планами, закупочными процедурами и документами. «Бизнес-процессы»: здесь формируются шаблоны процессов. Можно добавить функции в ролях пользователей. Пользователи заходят в систему через логин и пароль. Часто бывает, что при работе в разных браузерах какие-то функции не работают, но с браузером Google Chrome проблем никаких нет.

    Нет жесткой привязки в плане заполнения нормативно-справочной системы. Классификаторы загружаются из ЕИС. Некоторые пользователи не знакомы с продуктами 1С, но можно сказать, что отчеты формируются очень быстро. При обращении к разработчику можно получить помощь и настроить отчеты. У системы обязательно должен быть администратор, который настраивает пользователей и различные матрицы.

    Для создания заявки нужно нажать кнопку «Создать». Часть полей автоматически заполняются, а часть нужно заполнять вручную. Система позволяет вести учет продукции и производить аналитику по итогам процессов. Есть справочник продукции, из которого можно выбрать нужную категорию. Какая-то продукция уже может быть соотнесена с кодами. Можно также создавать свой справочник и соотносить с классификаторами. Все это нужно для отчетности и аналитики. К каждому продукту можно внести описание, цену, регион поставки, количество и статью затрат. Если нет задачи вести отчет по статьям, то ненужные поля можно скрыть и ограничить расчет.

    Если выбрать закрытый конкурс, то можно получить ограниченно заполненные поля, к примеру по ПП №616. Далее можно выбрать конкурс в электронном виде. Минимальные необходимые требования можно выставить также в системе. Можно использовать механизм автозаполнения.

    Когда заявка заполнена, можно ее сохранить, а затем отправить на согласование. Для этого нужно выбрать процесс из шаблонов процессов. Можно добавить согласующих сотрудников, меняется статус. Заявки можно фильтровать по любому условию, вплоть до части слова и сумме. На рабочий стол приходит задача, когда необходимо согласовать заявку. Уведомление также приходит на электронную почту. Двойным щелчком пользователь может открыть заявку или задачу. По факту заявка блокируется для редактирования, ее можно согласовать или не согласовать. Пути согласования могут быть различными.

    План закупок можно заполнить как вручную, так и автоматически. Сразу выходит определенная аналитика, как только план заполнен. Можно как отправить его в систему, так и на согласование. После формирования и утверждения плана закупок, старый уходит в архив. Он формируется в Exel, его можно скачать и опубликовать.

    Проведение закупочной процедуры осуществляется в соответствии с документацией. Создать закупочную процедуру можно по аналогии: нажать кнопку «Создать». Открыв процедуру, можно заполнить часть полей автоматически, «подтянув» поля из заявки. Критерии оценки можно добавлять как по шаблону, так и самостоятельно. Часто заказчик и организатор могут не совпадать, это рабочий момент.

    Для открытого конкурса можно задать определенные стадии, которые рассчитываются и выдаются по одной дате. Отображается количество дней до следующего периода. Отдельно есть вкладка «Разъяснения», если есть необходимость опубликовать его, то можно заполнить поле «Текст ответа» и он отобразится в определенной вкладке. Дата принятия решения и обоснование также отмечены в этом разделе.

    Можно задать такое правило в системе, которое будет обязывать прикрепить определенные документы. Документы можно прикреплять любого формата. Эти документы будут видны в процессе согласования, их можно изменять и хранить копии. Обязательно нужно нажимать кнопку «Закончить редактирование».

    Согласующий видит как сам документ закупочной процедуры, так и все прикрепленные файлы, все их версии. По умолчанию в процесс согласования попадают все последние актуальные версии.

    Можно создать еще один процесс, процесс утверждения. Это нужно для тех процессов, где недостаточно только согласования. Можно запускать очное голосование. Ответственный сотрудник может заполнить лист голосования, зафиксировав мнение каждого участника. В это можно заложить определенную логику и сформировать протокол. Протокол изменять можно: текст, решение, вид протокола и так далее. Протокол автоматически попадает в папку «Протоколы», его можно отправить участникам. Публикация осуществляется разным способами: на усмотрение пользователя.

    Если контрагент отсутствует в системе, он автоматически загружается в систему, создается его профайл. Все существующие реквизиты контрагента заполняются автоматически.

    Подчеркивание красным — это поля, которые нужно заполнить. Можно поменять настройки конфигурации, убрав галочку, это несложно. Можно менять также и валюту договора, размер обеспечения и страна происхождения товара. Почему некоторые поля обязательны? Этого требует закон и, соответственно, ЕИС. Проинтегрированные документы можно хранить и обращаться к ним в течение работы с документом. Документ в итоге отправляется на согласование в СЭД, если это необходимо. Далее он переходит в новый статус — «заключен».

    Вопросы участников

    Не будет ли в OTC-SRM ежедневных проблем?

    Как и с любой внешней системой. Система ЕИС — внешняя. На нее не может повлиять никто, проблема появляется не только на уровне ЕИС, но и на уровне интеграции. Проблемы будут решаться по мере их поступления.

    Какие отчеты выгружаются на ЕИС?

    На ЕИС выгружаются по договорам, а также по номенклатуре (МСП). По ежемесячным отчетам нужен отчет по ранее заключенным договорам.

    Есть ли в продукте закрытые модули?

    Да, закрытые модули есть. Когда будут приходить обновления, их можно точечно устанавливать.

    Белые гарантии
    за 1 час

    Быстро. Выгодно.
    Без посредников

    Белые гарантии за 1 час

    Получить